FAQ Yuki

Bekijk deze korte video's en je weet hoe de belangrijkste functies van Yuki werken.

Yuki-video's: korte, duidelijke uitleg

De belangrijkste functies van Yuki helder uitgelegd.

FAQ Yuki Assistant app

Met de Yuki Assistant app voor je smartphone heb je direct toegang tot je eigen administratie(s) in Yuki. Hierdoor heb je de mogelijkheid om afhankelijk van je gebruikersrol en je licentie om:

  • een aantal gegevens in je administratie te bekijken:
    • de openstaande vragen voor jezelf en voor je accountant
    • aandachtspunten in je administratie zoals bijv. ontbrekende in- en/of verkoopfacturen
    • de openstaande taken voor jezelf
    • documenten in de ordners van je archief
    • grafieken van je financiële gegevens in de monitor
    • relaties in je adresboek
    • je bankrekeningen, creditcard en online betalingsproviders.

  • direct documenten (o.a. bonnetjes en facturen) aan te leveren
  • direct facturen goed te keuren als je gebruikmaakt van de Yuki Workflow

De Yuki Assistant app voor iPhone kun je gratis downloaden via de Apple App Store.

De Yuki Assistant app voor Android kun je gratis downloaden via de Google Play App Store.

Sta de Yuki Assistant app na de installatie toegang toe, als deze melding in je scherm verschijnt, tot de camera om foto's en video's te nemen én tot de foto's, media en bestanden op je apparaat. 

Doorloop de volgende drie stappen om een document aan te leveren via je Yuki Assistant app:

  • Kies het document dat je wilt uploaden
  • Bewerk, indien nodig, het document voordat je dit uploadt
  • Load het document up naar je administratie. 

Het te uploaden document kiezen

Om een nieuw document te uploaden naar je administratie klik je op de oranje knop onderin het statscherm van je app:

In het nu geopende scherm kies je vervolgens één van de volgende drie opties:

  • Kies uit de fotobibliotheek
    De foto's je onlangs hebt ingezien in de fotobibliotheek worden geopend. Selecteer hier de foto die je wilt uploaden.
  • Maak een foto
    Maak een foto van het document dat je wilt uploaden en klik vervolgens op het vinkje rechtsboven in je scherm.
  • Kies een ander bestand
    De meest recente bestanden die je hebt bekeken met één van je apps op je Smartphone worden geopend. Zoek en kies het bestand dat je wilt uploaden.

Document bewerken voor het uploaden

Voordat je het document daadwerkelijk uploadt naar je administratie in Yuki kun je het document, indien nodig, nog linksom draaienrechtsom draaien of handmatig bijsnijden (standaard worden de randen automatisch bijgesneden) door respectievelijk te klikken op LinksRechts of Alle onderin je scherm.

Klik vervolgens op Volgende.

Het volgende scherm wordt geopend:

Om het vorige scherm weer te openen klik je onderin je scherm op Terug.

De foto wordt standaard getoond en geüpload in kleur. Klik hier desgewenst op Verbeteren om de kleuren van de foto om te zetten naar zwart-wit en ook als zodanig te uploaden. 

Om het document daadwerkelijk te gaan uploaden naar de administratie klik je vervolgens op de knop Uploaden.


Document uploaden naar je administratie

In het onderstaande scherm geef je vervolgens aan hoe je het document wilt gaan uploaden:

  • Onkostendeclaratie
    Je wilt direct je eigen uitgaven declareren. Je accountant zal het document verwerken als een uit privé betaalde (contant of met privé pinpas/creditcard) onkostendeclaratie in je administratie en vervolgens bewaren in het tabblad Declaraties in de ordner Personeel.
  • Aanbieden aan je accountant
    Het financiële document is relevant voor je boekhouding en daarom moet je je accountant bepalen hoe het document wordt verwerkt in je administratie en in welke ordner op de bovenste plank in je Archief het document wordt bewaard.
  • direct uploaden naar het Archief
    Het document is niet relevant voor je boekhouding en hoeft daarom niet te worden verwerkt door je accountant. Je moet hierbij denken aan verzekeringspolissen, akten, correspondentie, etc.
    Je plaatst het document zelf direct in het tabblad van de juiste ordner op de onderste plank in je Archief.

Daarna selecteer je de administratie waarin het document moet worden geüpload en verwerkt.

In het nu geopende scherm kun je indien nodig nog één of meer pagina's aan het document toevoegen.

Daarnaast heb je de mogelijkheid om een aantal gegevens aan het document toe te voegen. 

Onkostendeclaratie / Aanbieden aan je accountant

Je kunt desgewenst de volgende gegevens invoeren:

  • Declaratiesoort
    Selecteer uit welke soort kosten de uitgaven bestaan.
  • Project
    Je kunt het document alleen koppelen aan een project waartoe jij als gebruiker toegang hebt,
    Selecteer in de getoonde lijst het project waaraan je het document wilt koppelen. Je kunt een project ook zoeken m.b.v. het vergrootglas.
  • Valuta
    Selecteer, indien nodig, de juiste valuta.
    Voer het totaalbedrag in.
    Klik op de knop met +/-  om een negatief totaalbedrag in te voeren (creditfactuur). 
  • Notities
    Voeg een notitie toe voor jezelf of je accountant.

Wil je het document aanbieden aan je accountant dan kun je daarnaast ook nog de volgende gegevens invoeren:

  • Folder
    Selecteer de ordner in je Archief waarin je het document wilt uploaden (standaard is dit de ordner Uitzoeken Yuki)
  • Betaalwijze
    Door werknemer, overschrijving, incasso, pinpas, creditcard of contant.

Klik vervolgens onderin je scherm op Uploaden om het document daadwerkelijk te uploaden in je administratie in Yuki.

Direct uploaden naar je Archief

Wil je document direct zelf in het tabblad van de juiste ordner in je Archief wilt plaatsen dan kun je de volgende gegevens invoeren:

  • Archief
    Selecteer het juiste tabblad in één van je ordners op de onderste plank in je Archief waarin je het document wilt uploaden.
  • Relatie
    Zoek en selecteer de relatie van het document in je eigen Adresboek.
  • Project
    Zoek en selecteer het project waaraan je het document wilt koppelen en klik vervolgens op de knop Bewaren.
  • Onderwerp
    Voer het onderwerp van het document in.
  • Datum
    Voer de datum van het document in.
  • Notities
    Voer desgewenst notities toe aan het document.

Klik vervolgens onderin je scherm op Uploaden om het document daadwerkelijk te uploaden in je administratie in Yuki. 

Na het uploaden van het document verschijnt er een melding in je scherm dat het document is geüpload. Je kunt het zojuist geüploade document bekijken door te klikken op Bekijken.

TIP!

  • Om de meest recent geüploade documenten te bekijken open je je archief (via Discover) en klik je vervolgens bovenin je scherm op Mijn uploads.
  • In je administratie in Yuki wordt in het geüploade document in de sectie 'Worklfow' aangegeven dat het desbetreffende document via de Yuki Assistant app is aangeleverd.


Waar moet je rekening mee houden?

  • Met de oudere Smartphone versie kan de kwaliteit van de foto minder zijn dan die van een scan.
  • Zorg dat de inloggegevens zijn vastgelegd.
  • Zorg dat je kunt e-mailen op jouw Smartphone.
  • Zorg dat je Smartphone beveiligd is met een pincode. Yuki bewaart namelijk de inloggegevens van de boekhouding op de telefoon!

Als je gebruik maakt van Yuki Workflow kun je via de Yuki Assistant app op je smartphone waar ook ter wereld te betalen facturen goedkeuren, afkeuren of de factuur doorsturen naar een collega. 

TIP! 

De Yuki Assistant app voor iPhone kun je gratis downloaden via de Apple App Store.

De Yuki Assistant app voor Android kun je gratis downloaden via de Google Play App Store.

Klik in het startscherm van je app op de tegel taken voor jou. Het volgende scherm wordt geopend:

Hier zie je dat in de lijst 'Voor mij' alle taken die een goed te keuren factuur bevatten, worden getoond met de naam 'Factuur van [naam leverancier], [grootboekrekening]', daaronder zie je de naam van de taaksoort (bijjvoorbeeld 'Facturen goedkeuren') en de status van de taak. 

Open de taak waarvan je de goed te keuren factuur wilt bekijken en vervolgens afhandelen. 

Het volgende scherm wordt geopend:

De goed te keuren factuur is als bijlage aan de taak toegevoegd. Klik op de naam van de factuur om een schermvoorbeeld en de details van de goed te keuren factuur te bekijken.

Je hebt nu een aantal opties om de factuur (taak) af te handelen:

  • Goedkeuren
    Je keurt de factuur goed door onderin je scherm te klikken op Goedkeuren.
  • Toewijzen (Doorsturen)
    Je kunt de factuur doorsturen naar een gebruiker, bijv.  naar een collega voor een 'dubbelcheck' van de factuur.
    Dit doe je door onderin je scherm te klikken op Toewijzen. In het nu geopende scherm zoek en selecteer je de gebruiker naar wie je de goed te keuren factuur wilt doorsturen en klik je vervolgens nogmaals op Toewijzen.
  • Afkeuren
    Je kunt een reden meegeven waarom deze factuur niet akkoord is voordat je de factuur toewijst aan een andere gebruiker.
    Typ de tekst onder Commentaren onderin je scherm en klik vervolgens op Versturen. Je tekst wordt vervolgens bewaard bij deze taak en is altijd zichtbaar voor alle gebruikers die deze taak openen.
    Klik daarna op Toewijzen om de taak door te sturen naar de gebruiker van wie de taak afkomstig is.
  • Interne notitie toevoegen
    Wil je voor jezelf een interne notitie vastleggen bij deze taak typ dan je tekst onder Commentaren onderin je scherm en klik vervolgens op Versturen. Daarna klik je linksboven op het kruisje om de taak af te sluiten. Je tekst wordt vervolgens bewaard bij deze taak en is altijd zichtbaar wanneer je de taak opent.

Wanneer je het wachtwoord van je Yuki Assistant app bent vergeten kun je via het inlogscherm) op je Smartphone een nieuw wachtwoord instellen.

Klik in het inlogscherm op de link Wachtwoord vergeten? 

Het volgende scherm wordt geopend:

Voer hier het e-mailadres (gebruikersnaam) in waarmee je bij Yuki inlogtNaar dit e-mailadres zal de e-mail worden gestuurd waarmee je via een link een nieuw wachtwoord kunt aanmaken.

Klik vervolgens op Herstel wachtwoord.

LET OP!

Wanneer je de twee-factor authenticatie voor je domein in Yuki hebt aangezet, moet je ook de code van de twee-factor authenticatie invoeren.

Voor een uitgebreide beschrijving van het aanzetten van de twee-factor authenticatie in Yuki zie artikel Twee-factor (2FA) Authenticatie aanzetten in Yuki

Het volgende scherm wordt geopend:

De inlogcode (pincode) van de Yuki app vervangt je e-mailadres (inlognaam) en het wachtwoord op je Yuki app.

In dit artikel wordt beschreven hoe je een nieuwe inlogcode instelt op een iPhone.


Nieuwe inlogcode instellen op iPhone

Doorloop de volgende stappen om een nieuwe inlogcode op je iPhone in te stellen:
  • Open de Yuki Mobile app.
  • Klik rechtsboven op het icoontje met de drie poppetjes:


    In het nu geopende overzicht zie je alle accounts die op dit moment zijn gekoppeld in de Yuki app:

  • Verwijder de desbetreffende account door op Beheer gebruikers te klikken en vervolgens op het min-teken.

  • Klik vervolgens op Nieuwe gebruiker toevoegen.
    Hier vul je de inloggegevens in zoals je ze voor deze gebruiker ook invoert tijdens het inloggen op de computer of laptop.

  • Maak nu een nieuwe 5-cijferige inlogcode aan voor de Yuki app door deze in te voeren.

  • Voer vervolgens nogmaals je nieuwe inlogcode in om deze te bevestigen:

De pincode van de Yuki app vervangt je e-mailadres (inlognaam) en het wachtwoord op je Yuki app.

In dit artikel wordt beschreven hoe je een nieuwe pincode instelt op een Android.


Nieuwe pincode instellen op Android

Doorloop de volgende stappen om een nieuwe pincode op je Android in te stellen:
  • Open de Yuki Mobile app.
  • Klik in het nu geopende scherm op Pincode vergeten?

    Er wordt een scherm geopend met de onderstaande melding:

    Om een nieuwe pincode in te stellen moet je eerst inloggen met je gebruikersnaam en wachtwoord.

  • Klik op Inloggen.
  • Voer in het nu geopende scherm je e-mailadres en je wachtwoord in en klik vervolgens op Inloggen:
  • Maak nu een nieuwe 5-cijferige pincode aan voor de Yuki app door deze in te voeren.
  • Voer vervolgens nogmaals je nieuwe pincode in om deze te bevestigen:

Wanneer je gebruik maakt van Yuki Workflow is het mogelijk om via de Yuki app op je Smartphone waar ook ter wereld met een eenvoudige (swipe)beweging te betalen facturen goed te keuren, af te keuren, de goedkeuring tijdelijk uit te stellen of de factuur door te sturen naar een collega. 

Door je telefoon een kwartslag te draaien, kun je de desbetreffende factuur openen in de app.

Ga naar de knop Goedkeuren in de Yuki Mobile app:

De vrij te geven facturen verschijnen nu op je Smartphone:

Je hebt nu een aantal opties om deze facturen af te handelen:

  • Factuur goedkeuren
    Dit doe je door naar rechts te swipen waardoor je een groene balk te zien krijgt.
  • Factuur afkeuren
    Dit doe je door naar links te swipen waardoor je een rode balk te zien krijgt. Hier kun je vervolgens de reden opgeven waarom de betaling van deze factuur niet akkoord is.
  • Betaling uitstellen
    Dit doe je door naar rechts te swipen en vast te houden totdat je een blauwe balk ziet verschijnen. Hierna kun je een nieuwe datum instellen.
  • Factuur doorsturen (naar een collega voor een 'dubbelcheck')
    Dit doe je door naar links te swipen en vast te houden totdat je een zwarte balk ziet verschijnen. Hierna kun je je collega selecteren en een vraag stellen.